Délai de remboursement des frais kilométriques en 2025-2026

À retenir

Le délai pour paiement de l'indemnité kilométrique est de 1 à 4 semaines après remise du justificatif (selon la politique de l'entreprise).

Quel est le délai de paiement des frais de déplacement ?

L'indemnité kilométrique (ou frais de déplacement) est remboursée par l'employeur selon les règles internes (fiche de frais, barème kilométrique, périodicité des paies). En 2026 : 1 à 4 semaines en moyenne après remise du justificatif (fiche de frais, trajets, preuves). Le délai dépend de la politique de l'entreprise : certains intègrent les frais au salaire du mois suivant, d'autres traitent par batch toutes les 2 à 4 semaines. Conseil : utilisez une fiche normalisée et joignez vos preuves (trajets, carburant, péage). Retard : relancez le service paie ou les RH. Service Public – Indemnités.

📊 Les délais en détail

Étape	Délai constaté	À savoir
Remise de la fiche de frais + justificatifs	Jour J	Fiche signée, trajets, preuves
Traitement (service paie / RH)	1 à 4 semaines (moyenne)	Selon fréquence de traitement (mensuel, bimensuel)
Versement (salaire ou virement dédié)	Inclus dans le mois / la période	Souvent sur la fiche de paie suivante

💡 Pourquoi ce délai ?

• Politique de l'entreprise : chaque entreprise fixe ses règles (délai de dépôt des fiches, fréquence de traitement : mensuel, toutes les 2 semaines, etc.). Le remboursement est souvent versé avec le salaire du mois suivant ou lors d'une paie dédiée aux frais. 1 à 4 semaines est une fourchette courante.
• Fiche incomplète : si la fiche ou les justificatifs sont incomplets (trajet non détaillé, justificatif manquant), le service paie ou les RH peuvent retourner la demande ; le délai repart à la réception du complément. Utilisez une fiche normalisée et joignez les preuves (trajets, carburant, péage) pour éviter les allers-retours.
• Barème kilométrique : l'indemnité est en général calculée selon le barème fiscal (puissance fiscale, distance). Une fiche claire avec kilométrage et dates permet un traitement plus rapide.
• Week-ends et jours fériés : le service paie travaille en jours ouvrés ; un dépôt en fin de mois ou avant un pont peut décaler le traitement au mois suivant.

Recours & Solutions

• Qui contacter ? Le service paie ou les RH de votre entreprise (e-mail, intranet, formulaire de frais). Pour un retard : relancez par e-mail en indiquant la date de dépôt de votre fiche et en demandant un point (intégration à la prochaine paie, motif du retard). En cas de litige (refus de remboursement, montant contesté) : RH, délégué du personnel ou inspection du travail selon le cas. Service Public – Indemnités.
• Quel document fournir ? Fiche de frais signée (modèle entreprise ou personnel), détail des trajets (dates, kilomètres, motif), justificatifs (factures carburant, péage, tickets) si demandés. Conservez une copie de la fiche et un accusé (e-mail de confirmation) pour prouver la date de dépôt.
• Pénalité ? Aucune pénalité pour vous. En revanche, si vous dépassez le délai de dépôt fixé par l'entreprise (ex. avant le 5 du mois), le remboursement peut être reporté au mois suivant. Respectez les consignes internes pour un paiement dans les délais.

❓ FAQ

Q : Retard : relancer le service paie ou les RH ? R : Oui. Si vous n'avez pas reçu le remboursement après le délai habituel (1 à 4 semaines selon votre entreprise), relancez le service paie ou les RH par e-mail en indiquant la date de dépôt de votre fiche et en demandant à quelle paie les frais seront intégrés. Conservez une copie de votre fiche et un accusé de dépôt pour prouver la date.

Q : Fiche normalisée et preuves : lesquelles joindre ? R : Fiche de frais (modèle entreprise si imposé) avec dates, trajets, kilométrage, motif (déplacement professionnel). Preuves selon la politique de l'entreprise : factures carburant, tickets péage, captures ou relevés si trajets en transport en commun. Joignez tout ce qui est demandé dans la charte frais ou le règlement interne pour éviter un retour de dossier.

Q : L'indemnité est-elle sur la fiche de paie ? R : Souvent oui : le remboursement apparaît sur la fiche de paie (ligne « Frais » ou « Indemnités kilométriques ») du mois (ou de la période) suivant le traitement de votre fiche. Certaines entreprises virent les frais séparément ; vérifiez avec le service paie ou les RH pour connaître la périodicité exacte.

Voir aussi

• Délai pour être remboursé de frais médicaux par la sécurité sociale
• Délai de remboursement des frais professionnels
• Délai de versement de l'indemnité de licenciement

✅ Pièces à préparer (checklist)

Pour limiter les retards : fiche de frais signée, détail des trajets (dates, km, motif), justificatifs demandés (carburant, péage). Respectez le délai de dépôt fixé par l'entreprise (ex. avant le 5 du mois). Conservez une copie et un accusé de dépôt. Un dossier complet du premier coup évite un report au mois suivant.